Enterprise social networking

Social networking sites laten toe dat mensen via website technologie met elkaar in contact komen. Bedrijven hebben ontdekt dat interne social networking sites eveneens hun nut kunnen hebben. Dit zijn oplossingen waarbij enkel medewerkers van het bedrijf toegang hebben tot de social networking sites. Deze enterprise social networking sites laten toe dat informatie kan uitgewisseld worden, dat discussies kunnen gehouden worden, dat vragen kunnen gesteld worden, dat kan gezocht worden naar collega's, ...

Een tool dat vaak vernoemd wordt als enterprise social networking tool is Yammer. Yammer bestaat enerzijds in een gratis variant. In deze gratis versie van Yammer blijf je tot nu toe gespaard van publiciteit. Daarnaast is er een betalende versie waar extra functionaliteiten ter beschikking komen. Verschillende bedrijven en organisaties in België zouden Yammer al gebruiken : FOD Sociale Zaken, SDWorx, FlandersDC, Smals, VDAB, de Vlaamse Overheid. Anderen hebben er van geproefd, maar gebruiken het niet meer.

Voor zover ik kon afleiden, lijken de Belgische bedrijven louter de gratis versie te gebruiken. Het gezegde luidt toch "there is no such thing as a free lunch ...". Bijgevolg sponsoren althans op dit ogenblik de (buitenlandse) betalende gebruikers de Belgische bedrijven die de gratis versie gebruiken.

Er zijn al heel wat bomen opgezet over hoe een dergelijk enterprise social networking tool in een organisatie kan opgezet worden. Daarnaasts zijn er ook nog een aantal aandachtspunten waar ik even wil bij stilstaan.

Eigendom van de gegevens
Als medewerkers van een bedrijf allerlei informatie op het Yammer platform plaatsen, wie is of wie wordt dan eigenaar van de gegevens. Is dit duidelijk geregeld ?

Toegang tot de gegevens
De informatie die medewerkers van een bedrijf op het Yammer platform plaatsen zou wel eens van confidentiële aard kunnen zijn. Het is niet altijd wenselijk dat andere bedrijven of de buitenwereld deze informatie te zien krijgen. Hoe kan je als gebruiker van Yammer er zeker van zijn dat er niemand over je schouder meekijkt ? Hoe kan je zeker zijn dat medewerkers die het bedrijf verlaten hebben ook geen toegang meer hebbentot de informatie op Yammer ?

Gegevensopslag
Sommige bedrijfsgegevens hebben een specifiek juridisch statuut. Sommige gegevens mogen het land niet uit of moeten een bepaalde termijn bewaard worden. Kan aan deze voorwaarden voldaan worden ?

Beschikbaarheid
Als medewerkers informatie op het Yammer platform plaatsen, verwachten ze dat deze informatie nadien ook nog kunnen bekijken en verder bewerken. Welke garanties heb je dat het platform beschikbaar is op het ogenblik dat medewerkers van je bedrijf er behoefte toe hebben ? Enterprise social networking tools hebben als doelstelling/gevolg dat email verkeer vervangen wordt door discussies binnen het tool. Maar als het tool net niet in de lucht is als je toevallig die informatie nodig hebt, dan zit je met een probleem.

Betrouwbaarheid
Welke garantie heb je dat informatie op het platform ongewijzigd blijft, dat de informatie niet ongewenst veranderd wordt, dat informatie niet plots corrupt wordt of gewoonweg verdwijnt ?

Gebruiksvoorwaarden
Welke garanties heb je als bedrijf dat geen contractuele relatie met Yammer heeft dat de huidige gebruiksvoorwaarden van Yammer, niet eenzijdig door Yammer aangepast worden. Facebook en Google hebben immers in het verleden al aangetoond dat ze eenzijdig de gebruiksvoorwaarden aangepast hebben.

Vooraleer een bedrijf beslist een tool zoals Yammer in te zetten, is het aangewezen duidelijkheid te bekomen over de hierboven aangehaalde aandachtspunten (en misschien nog een heleboel bijkomende). Hierboven werd Yammer telkens expliciet vermeld. Er zijn ook nog andere sites die gelijkaardige functionaliteiten aanbieden. De aangehaalde aandachtspunten zijn daar eveneens van toepassing.